Unter elektronischer Archivierung versteht man im Allgemeinen das digitalisieren von Dokumenten und Datenträgern jeglicher Art, sowie das Ablegen dieser Dateien in einem digitalen Archiv. Elektronische Archivierung hat gegenüber der physischen Aufbewahrung und Archivierung von physischen Dokumenten und Datenträgern zahlreiche Vorteile. Nicht nur Privatanwender, insbesondere Firmen können von den Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren und langfristig Kosten sparen. Auch in Sachen Werbung und Marketing kommen viele der Vorteile zur Geltung.
Wie funktioniert elektronische Archivierung?
Bei der elektronischen Archivierung werden Dokumente mittels eines Scanners digitalisiert und anschließend als Datei abgespeichert. Physische Datenträger wie etwa Video- oder Musikkassetten können mit entsprechenden Geräten ebenfalls in digitale Formate umgewandelt werden. Digitale Dateien nehmen keinen physischen Platz in Anspruch und können, sofern relevante Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, unveränderbar über lange Zeit aufbewahrt werden.
Die Gründe für elektronische Archivierung
Gründe für eine digitale Archivierung von Dateien gibt es viele. Privatpersonen können beispielsweise ihre Fotobücher digitalisieren und sie somit nicht nur platzsparend für die Zukunft erhalten, sondern auch einfach mit anderen teilen. Unternehmen digitalisieren ihre Archive um sich von der Aufbewahrung von schweren Aktenordnern zu trennen. Zudem besteht die Möglichkeit, zu jeder Zeit auf eine digitale Kopie des Originaldokuments zuzugreifen und das unabhängig von einem Standort. Somit wird auch die Verwaltung sowie die gesamte Organisationsstruktur eines Unternehmens durch die Einführung einer digitalen Archivierung erleichtert. Weiterführende Informationen rund um das Thema findet man auch hier.
Welche Regeln müssen unternehmen bei der elektronischen Archivierung beachten?
- Die technischen Standards eines elektronischen Archivierungssystems sind nicht pauschal vorgeschrieben. Das System sollte dem konkretem Anwendungszweck nach ausgewählt werden, einzige Bedingung ist, dass das System den allgemeinen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation erfüllen kann.
- Es sollte jederzeit sichergestellt sein, dass sowohl Hardware als auch Software durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Dokumente innerhalb des Archivs mit einem Index versehen werden. Dies soll eine eindeutige Zuordnung gewährleisten.
- Welches Format bei der elektronischen Archivierung von Dateien genutzt wird, spielt keine Rolle, solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertung der Dateien gewährleistet ist.
- Unternehmen müssen der Finanzverwaltung das Recht einräumen, zu jeder Zeit in die elektronischen Dokumente Einsicht zu nehmen und diese im Rahmen einer Betriebsprüfung zu nutzen und zu analysieren.
- Falls elektronische Dokumente eines und Deutschland ansässigen Unternehmens auch im Ausland gespeichert und archiviert werden dürfen, muss das jeweils zuständige Finanzamt entscheiden. Hierfür ist es erforderlich einen schriftlichen Antrag einzureichen.
Kosteneinsparung ein wichtiger Faktor
Ohne elektronische Archivierung könnten Unternehmen heute nicht so flexibel und effektiv arbeiten. Die Vorteile liegen neben den Kosten- und Platzeinsparungen, insbesondere im schnellen Zugriff auf alle Unternehmens-relevanten Dokumente und das zeit- sowie ortsunabhängig. Die Einführung eines elektronischen Archivs in ein Unternehmen ist in der Regel unkompliziert. Mit entsprechender ECM-Software (Enterprise-Content-Management) lassen sich die digitalen Dokumente revisionssicher verwalten und bearbeiten.
Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr kann es von der Implementierung eines ECM-Systems in die bestehende IT-Infrastruktur profitieren. Je nach Unternehmensgröße und Branche stehen unterschiedliche, teils speziell an die Branche angepasste ECM-Systeme zur Verfügung.
