Die Akquise gehört zweifelsohne mit zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens. Schließlich sollen die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit ausgelastet sein und jedes Unternehmen muss zwangsläufig so rentabel arbeiten, dass es weiterhin am Markt bestehen kann. So ist es für manche Betriebe sicherlich von Vorteil, Mailing- und Fulfillment-Aktionen an einen Lettershop auszugliedern. Hierbei kommt es darauf an, einen zuverlässigen Partner im Direktmarketing zu finden, der einen hohen Qualitätsstandard verfolgt und alle Leistungen anbietet, die mit der Erstellung und dem Versand von Mailings und Werbebroschüren zu tun haben. Dazu gehören auch das Adressmanagement von bestehenden Kundenadressen und neuen Adressen von potentiellen Kunden, die zu einer zuvor definierten Zielgruppe gehören. Die Adressen müssen stets auf dem neusten Stand sein, denn nur so bleibt gewährleistet, dass die Mailings und Werbeaussendungen auch an die richtige Adresse zuzustellen sind.
Portokosten stets im Auge behalten
Manche Lettershops bieten auch eine Datenbankpflege der Adressen eines Unternehmens mit an. Dazu gehören neben der Verwaltung und einem regelmäßigen Abgleich auch das Aufnehmen neuer Adressen. Sehr wichtig beim Versand von Werbeartikeln ist die Portooptimierung, denn die Portokosten machen bei jeder Aussendung einen Löwenanteil der Kosten aus. Da lohnt es sich schon, bei der Gestaltung, auf das Gewicht und das Format einem Mailings mit Acht zu geben, damit es im optimalen Bereich bleibt. Weitere Einsparungsmaßnamen sind durch den Versand als Infopost oder Infobrief zu erzielen. Viele Lettershops arbeiten mit personalisiertem Digitaldruck und bieten zudem eine Direktbeschriftung an.
Die Druckgeschwindigkeiten der eingesetzten Laserdrucker liegen oft im Bereich von hundert Seiten pro Minute und der Eindruck ist absolut klar und scharf. Ganz so, wie die Kunden aus Industrie, Gewerbe und Dienstleistung es sich wünschen! Viele Unternehmen sind personell gar nicht in der Lage, diese Leistungen „nebenbei“ zu erbringen, so macht es schon Sinn, wenn Lettershop-Arbeiten von externen Spezialisten übernommen werden.
Personalisierte Mailings aus dem Lettershop
Der Digitaldruck bietet die besten Möglichkeiten, wenn es um personalisierte Mailingaktionen geht. Hier ist echte one-to-one Kommunikation, auch ohne lange Vorlaufzeiten, möglich. Personalisierte Mailings, Beilagen, Postkarten und Selfmailer lassen sich heute nämlich bereits on-demand drucken. Nur die benötigte Auflagenhöhe kommt so aus dem Drucker; früher standen von jeder Werbeaktion immer einige Kartons mit nicht benötigten Flyern oder Karten herum, die letztendlich doch im Papiermüll landeten. Lettershops sind in der Lage, sich um alle Aussendungen eines Unternehmens zu kümmern, egal, ob die Auflage aus 100 oder 50.000 Aussendungen besteht.
Die maschinelle Verarbeitung beim Lettershop besteht aus dem Zusammenstellen der einzelnen Mailingunterlagen inklusive des Falzens und des automatischen Kuvertierens in verschiedenen DIN-Briefhüllen. Bis zu sechs Teile finden so ihren Platz im Briefumschlag, der nach dem Zusammenstellen mit einem Poststempel versehen wird. Der Kunde entscheidet selbst, ob lieber sein eigenes Klischee oder ein neutrales Klischee aufgebracht ist. In der manuellen Verarbeitung werden alle Arbeiten erledigt, die eine Maschine nicht leisten kann und wo die Handarbeit von geschulten Mitarbeitern von Nöten ist.
Fulfillment-Aufgaben outsourcen spart Geld und Zeit
Darüber hinaus bieten einige Lettershops auch Fulfillment-Arbeiten an, die die Unternehmen noch zusätzlich entlasten. So kann beispielsweise die Bestellannahme, die Werbematerialverwaltung und die individuelle Kommissionierung und Konfektionierung vom Lettershop übernommen werden. So verpacken dort die Mitarbeiter die Werbemittel und senden diese an die jeweiligen Besteller aus. Der Auftraggeber kann sich freuen, denn so bleibt stets gewährleistet, dass alle Anfragen und Bestellung tagesaktuell in die Post gehen und direkt und schnell beim Empfänger eintreffen.
Alle Informationen kann der Auftraggeber über das Internet abrufen, so ist er stets auf dem Laufenden und weiß, welche Mengen an Werbematerial noch vorrätig ist und wie viele Aussendungen den Lettershop in welchem Zeitraum verlassen haben. Das spart den Unternehmen viel Zeit und natürlich auch Kosten.
